Uit- en thuiswerken is het nieuwe normaal

De coronacrisis maakte in één klap een eind aan het traditionele werken-op-kantoor. Voor de rijksoverheid, met honderdtwintigduizend mensen en 2,6 miljoen vierkante meter kantooroppervlak was dat “wel even schakelen”, vinden André Weimar en Merel Berling. Nu de situatie onder controle is en veel organisaties hun kantoren weer heropenen, zijn er toch wel een paar dingen grondig en voorgoed veranderd, vertellen ze. Hybride werken, ook wel ‘uit- en thuiswerken’ genoemd, is het nieuwe motto, en dat gaat echt anders dan voorheen. Ook voor topambtenaren heeft dat ingrijpende gevolgen.

Mix

‘We bereiden ons inmiddels voor op de heropening van de rijkskantoren’, vertelt André, ‘maar het wordt niet meer zoals het vroeger was. Veel mensen hebben in het afgelopen anderhalf jaar ervaren dat deels thuiswerken prima bevalt, en daaraan willen we ruimte geven. We gaan vanaf dit najaar over op hybride werken: een mix van thuis, op kantoor en op andere locaties werken. Hoe dat er precies uitziet, gaan we de komende maanden onderzoeken en ervaren. Ik verwacht dat we over anderhalf jaar een geheel nieuw evenwicht hebben gevonden. In de tussentijd werken we dit jaar al aan technologische aanpassingen van bijvoorbeeld vergaderruimten, om hybride vergaderen mogelijk te maken. Daarnaast zorgen we op de iets langere termijn voor “kantoorhubs”, waar mensen betrekkelijk vlakbij hun woonplaats een flexwerkplek kunnen vinden. En er komen “ontmoetingspleinen” door het hele land.’

Niet te hard zijn

Merel Berling werkt sinds december als divisiemanager Klantrelatie bij de Dienst ICT Uitvoering (DICTU): de primaire ICT-dienstverlener voor de ministeries van EZK en LNV. Ze begon haar nieuwe baan dus middenin coronatijd. Over haar overstap vertelt ze: ‘Na één fysiek gesprek ging de rest digitaal, zelfs het draagvlakgesprek en het assessment. Een bijzondere ervaring. Net als de eerste periode in mijn nieuwe baan. De divisie Klantrelatie is nieuw en ging formeel van start met mijn aanstelling. Klantgerichter werken staat voor DICTU voorop.

Mijn functie is echt een netwerkfunctie: dat betekent ook veel met klanten spreken. De beperkingen door corona in dat contact frustreerde me af en toe. Netwerkcontact moet nu eenmaal veel meer gepland worden dan voorheen. Zeker als je middenin een lockdown zit met twee heel jonge kinderen thuis, zijn de omstandigheden niet ideaal. Ik heb mezelf daarom geregeld voor moeten houden dat ik niet te hard moest zijn voor mezelf.’

Boswandelingen

Ook de samenwerking met haar nieuwe team moest grotendeels online op gang komen. ‘Ik houd ervan om mensen in het echt te zien’, zegt Merel. ‘Dat heb ik dan ook extra hard gemist tijdens corona. Dat gesprekken en vergaderingen alleen nog maar online gingen, vond ik niet goed. Toen half maart de besmettingscijfers weer daalden, ben ik daarom heel bewust boswandelingen gaan maken met mijn medewerkers. Ik ken het Haagse Bos inmiddels op mijn duimpje. Die wandelingen werkten goed. Tijdens zo’n boswandeling kun je elkaar letterlijk in de ogen kijken en elkaar beter leren kennen: je maakt veel meer verbinding. Dat was fijn, want mijn team kende mij nog niet en de collega’s wisten wél dat mijn opdracht is om zaken te veranderen.

Daarnaast was verbinding belangrijk omdat er ook medewerkers waren die het moeilijk hadden tijdens deze periode. Ze misten het werken met collega’s op kantoor of hun privésituatie was bijvoorbeeld niet optimaal voor thuiswerken. In de periode dat het thuiswerkadvies vlak voor de zomervakantie tijdelijk werd ingetrokken, heb ik meteen de kans gepakt om een teamochtend te houden, eveneens in het Haagse Bos. Met een kennismakingsspel, koffie en wat lekkers en op het einde van de dag een borrel. Dan merk je hoe leuk het is om die hele groep bij elkaar te hebben: iedereen was heel blij om elkaar weer echt te zien.’

Leiderschapsstijl

Hoewel ICT tijdens corona nog belangrijker werd en cruciaal is voor hybride werken draait het vanzelfsprekend niet allemaal om technologie. ‘Het vraagt ook veranderingen in je leiderschapsstijl’, weet André. ‘Je zult meer moeten sturen op resultaat én je moet veel bewuster aandacht schenken aan ieder lid van je team. Bovendien zul je meer tijd moeten investeren in het versterken van het teamgevoel en de onderlinge verbondenheid.’

Ook voor André zelf is het een zoektocht. ‘Ik mis het contact met mijn mensen enorm. Logisch, want we zijn nu eenmaal sociale wezens die graag “apen vlooien” en met elkaar praten tijdens de koffie. Ook mijn leiderschapsstijl is veranderd. Ik moet echt heel nadrukkelijk de tijd nemen om naar iemands welzijn te informeren. Soms heb ik weleens het gevoel dat ik aan het “overacten” ben, maar ik ervaar dat dat nodig is om hetzelfde resultaat te bereiken. Ook merk ik dat ik mijn thuiswerktijd anders moet indelen. Je moet ervoor zorgen dat je niet je hele dag volpropt met overleggen, omdat je “toch geen reistijd hebt”. Pauzes en vrije tijd inlassen zijn belangrijk. Het is echt even zoeken naar een nieuwe manier van werken en dat is wennen.’

‘Hoe was jouw dag?’

Leidinggeven veranderde echt in coronatijd, beaamt Merel. ‘Alleen al het uitzetten van actiepunten gaat anders dan vroeger. Waar je voorheen over de afdeling liep en elkaar terloops sprak, moet je nu een actiepunt uitzetten via de telefoon of e-mail. Daardoor is de hoeveelheid e-mail flink toegenomen.’ En dat zijn dan nog maar de praktische zaken. ‘Je komt mensen niet meer toevallig tegen, tijdens de lunch of bij de koffieautomaat. Je moet het contact zelf opzoeken, anders blijf je in je eigen bubbel hangen.

Spontaan informatie verzamelen is nu niet mogelijk. Je moet daarop zelf alert zijn, en je mensen appen of bellen. DICTU heeft daarom verschillende initiatieven om contact tussen collega’s te versterken, zo kun je een buddy krijgen of wandelen op afstand. Zelf houd ik wekelijks een uur vrij om zomaar een teamlid even te bellen en waarin mijn teamleden mij even kunnen bellen. Je kunt het zien als een soort telefonisch inloopspreekuur. Daarnaast bel ik aan het eind van de middag, niet al te laat, regelmatig een collega met de vraag: hoe was jouw dag?’

Gemengde gevoelens

Merel kijkt met gemengde gevoelens naar een toekomst met hybride werken. ‘Ik vind het op sommige dagen heel fijn om thuis te werken. Maar ik houd er ook van om mensen spontaan te ontmoeten en mis al gauw menselijk contact. Voor sommige werkzaamheden is thuiswerken heel efficiënt. En met een propvolle agenda kan het ook helemaal geen kwaad om van tevoren goed na te denken of die vergadering nu echt fysiek nodig is of dat het ook online kan. Dat dwingt je namelijk om eerst goed op een rijtje te krijgen wat je wilt bereiken met de vergadering. Maar voor bijvoorbeeld een brainstorm of teambuilding is het voor mij glashelder: dat moet je fysiek doen. Overigens heeft het grootste deel van de medewerkers aangegeven niet meer terug te willen naar vijf dagen op kantoor. Zij vinden twee dagen op kantoor voldoende, ook vanwege het klimaat.’

Zoekend voorwaarts

Ze vervolgt: ‘Ik verwacht dat er wel dilemma’s opduiken: wat als er heel veel mensen op dezelfde dag op kantoor willen werken? Is er dan plek voor iedereen die dat wil? Je zult dus toch strakkere afspraken moeten maken met afdelingen. Er moet een gezonde middenweg zijn tussen elkaar nooit meer zien en elke dag op kantoor werken. Daarover moet je met je medewerkers in gesprek. Wat is jouw persoonlijke situatie, wat werkt voor jou, wat vind jij prettig?’ ‘Klopt’, reageert André, ‘Er is nog veel te ontdekken. De overgang naar hybride werken noem ik dan ook “zoekend voorwaarts”.’