Goede informatievoorziening binnen het Rijk helpt ons niet alleen om beter en opener te communiceren met bijvoorbeeld de Tweede Kamer, burgers, de pers en elkaar, zeggen Arre Zuurmond en Lourens Visser. ‘Goede informatievoorziening biedt kansen om processen op álle beleidsterreinen beter te organiseren.’

Informatie is “de benzine” die nodig is om ons werk goed te kunnen doen’, vat Arre Zuurmond, regeringscommissaris Informatiehuishouding (zie kader) het belang van een goede informatievoorziening samen. Hij legt uit: ‘Als je als ABD’er wat wilt bereiken, zijn vier zaken belangrijk: bevoegdheid, geld, mensen en informatie. De eerste drie punten zijn meestal wel op orde, maar op het gebied van informatie geldt dat niet. Aan de “I-kant” is het stil. Denk aan Tweede Kamerleden die gevraagde stukken niet of niet op tijd krijgen. De minister die niet goed weet wie welke dossiers beheert en wat de stand van zaken is. Of aan burgers die niet weten welke gegevens de overheid van hen gebruikt.’ Lourens Visser, CIO Rijk, vult aan: ‘Informatie-gestuurd werken is de kerntaak van de overheid. De ‘I’ in het hart hebben, noemen we dit in onze I-strategie (de I-strategie Rijk 2021-2025, Lourens is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. De ‘I’ staat voor informatiehuishouding). Je kunt niet zonder informatie, niet bij het maken van beleid en niet bij de uitvoering en de evaluatie ervan. Denk aan de opvang van vluchtelingen, je moet eerst weten om hoeveel vluchtelingen het gaat.’

Transformatiepotentieel

Arre vervolgt: ‘Goede informatievoorziening heeft een enorme transformatiepotentie in zich. Je kunt processen er effectiever door organiseren. De manier waarop de inkomstenbelasting wordt verwerkt is daar een goed voorbeeld van. Twintig jaar geleden vulden burgers zelf hun formulieren schriftelijk in en was de Belastingdienst een data entering-fabriek. Tegenwoordig zijn de 9 miljoen aangifteformulieren dankzij de informatie van banken en verzekeringsmaatschappijen al helemaal digitaal ingevuld en kan 99 procent na een online controle van burgers direct door. Op een zelfde manier werkt de Rijksdienst voor het wegverkeer samen met verzekeraars en de belastingdienst om te achterhalen hoeveel mensen onverzekerd rijden. Daardoor hoeven ze zelf niet meer de weg op om steekproefsgewijs kentekens te fotograferen en die op kantoor te controleren. Het percentage auto’s dat onverzekerd rijdt, is daardoor afgenomen van 15 naar 0,5 procent. Dit soort transformaties van  interne processen zijn op alle beleidsterreinen mogelijk. Topmanagers moeten dit  transformatiepotentieel van informatie snappen. Daarbij hoort ook het besef dat daarvoor veel meer horizontale samenwerking nodig is. Dat vraagt om procesvaardigheden waarbij partijen kunnen samenbrengen en wederzijds respect hebben het belangrijkst zijn.’

Basis-set

‘Ambtenaren, met topambtenaren voorop, hebben wat dat betreft een goede basis-set nodig’, zegt Lourens. Aan het aanbod ligt het volgens hem niet. ‘Er zijn verschillende ABD APP-modules op dit  gebied en we hebben hier ook vanuit CIO Rijk verschillende programma’s voor. Probleem is dat al die modules aanbodgedreven zijn. Daardoor ontstaat al snel een situatie waarin de mensen die het het hardst nodig hebben, de modules niet volgen. Ik wil naar een verplichtend karakter van bepaalde essentiële modules, die na afronding onderdeel worden van de persoonlijk dossiers. In het bedrijfsleven is die werkwijze al heel normaal.’

Loyale tegenspraak

Lourens benadrukt dat een goede informatievoorziening ook belangrijk is om op een goede manier loyale tegenspraak te kunnen geven. Het helpt onder meer verder te kunnen kijken dan een jaar. Arre: ‘Zonder tegenspraak, organiseer je eigenlijk je eigen mislukking. Vooral als het gaat om onderhoud en beheer – geen sexy onderwerp voor bewindspersonen – moeten we niet vergeten hoe belangrijk het is om vasthoudend te zijn. Als het erop aankomt zijn ambtenaren de enigen die tegenwicht kúnnen bieden, met ABD’ers voorop. Goede informatie is daarbij doorslaggevend. Als je een architect vraagt een zesde of zevende verdieping op een gebouw te bouwen, zegt hij of zij toch ook niet zomaar “ja”. Bij de overheid kan wat dat betreft echt iets verbeteren.’ Lourens: ‘Het lage vertrouwen van burgers in de overheid is voor mij de drive dit te verbeteren.’ Hij vindt de bewoording loyale tegenspraak die sinds kort wordt gebruikt ook veel beter dan “persoonlijke beleidsopvatting” die voorheen werd gehanteerd. ‘Loyaliteit kun je breed opvatten. Het gaat niet alleen om loyaliteit aan de bewindspersoon, maar ook om loyaliteit aan de samenleving en aan je eigen professie.’ Arre: ‘Mee eens, het gaat bovendien niet om een persoonlijke opvatting, daarmee maak je het klein. Wij bieden een professioneel perspectief op basis van informatie.’

780 miljoen voor informatiehuishouding

Goede informatievoorziening begint bij goede informatiehuishouding, dat is inmiddels wel duidelijk na de Toeslagenaffaire. Arre: ‘Je moet de informatie wél kunnen vinden om deze beschikbaar te kunnen maken voor de minister, de Tweede Kamer, burgers, journalisten en toekomstige generaties.’ Lourens: ‘Daarom is er 780 miljoen vrijgemaakt voor informatiehuishouding, een regeringscommissaris aangesteld om de opruimings- en verbeteringsacties rond informatiehuishouding te overzien en is het onderwerp als apart thema toegevoegd in de I-strategie Rijk.’
Arre Zuurmond is sinds 1 januari die regeringscommissaris Informatiehuishouding. Arre: ‘Als aanjager van het meerjarig actieplan Open op orde richt ik me op vier pijlers: professionalisering en uitbreiding van personeel dat zich richt op informatiehuishouding, het beheersen van het volume en de aard van informatie, het toegankelijk indelen van informatiesystemen en het sturen op overzicht en naleving. Je moet bijvoorbeeld ook kunnen reconstrueren wat er drie weken geleden op een website stond.’ Lourens: ‘En naleving is belangrijk. Je moet ook kunnen rapporteren. We willen bijvoorbeeld dat er een dashboard voor burgers komt waarin ze eenvoudig kunnen opzoeken hoe het zit met de afhandeling van Woo-verzoeken.’